ToolHive helpt je bij het goedkeuren van tools

Er zijn tegenwoordig zoveel tools dat de mogelijkheden eindeloos lijken. Maar naarmate AI-tools zich razendsnel ontwikkelen, groeien ook de zorgen over privacy. Met regelgeving zoals de AVG (GDPR) is het belangrijk om te weten waar jouw data zich bevindt. Door te voorkomen dat collega's of medewerkers zomaar willekeurige tools gebruiken en klantgegevens invoeren, kun je een tool-goedkeuringsproces opzetten.

Meer tools

De technologische markt ontwikkelt zich in een razend tempo, met een overvloed aan tools die ontworpen zijn om taken te vereenvoudigen, efficiëntie te verhogen en innovatie te stimuleren. Van projectmanagementsoftware tot AI-gedreven contentgenerators: de opties zijn enorm gevarieerd. Deze tools kunnen ons werk en samenwerking compleet veranderen. Maar: met grote kracht komt ook grote verantwoordelijkheid.

Privacy

Naarmate we meer data genereren en delen via deze tools, nemen ook de privacyzorgen toe. De afgelopen jaren zagen we talloze datalekken, lekken en privacyschendingen wat het belang van goede gegevensbescherming onderstreept. Hier komt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om de hoek kijken.

AVG

De AVG is dé standaard geworden op het gebied van gegevensbescherming. Organisaties moeten transparant zijn over hoe ze data verwerken, expliciete toestemming vragen en betrokkenen het recht geven om hun gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Hoewel de AVG een Europese wetgeving is, heeft het wereldwijde impact: veel bedrijven kiezen ervoor om zich aan deze normen te houden om privacy te waarborgen.

Wat moeten we weten?

Om te bepalen of je een tool écht nodig hebt, kun je jezelf een paar belangrijke vragen stellen. Focus je vooral op deze drie gebieden:

• Juridisch (vooral rond de AVG)
• Security (is de informatie veilig?)
• Financieel (wat kost het, en wat levert het op?)

Laten we deze punten wat verder uitwerken:

1. Waar heb je de tool voor nodig?

Dit is de meest fundamentele vraag. Welk probleem lost deze tool op? Elke tool die je gebruikt, moet bijdragen aan het oplossen van een probleem of dat nou tijdsbesparing is of bijvoorbeeld veilig wachtwoorden delen tussen medewerkers.

2. Welke gegevens gaat de tool verwerken?

Elke tool verwerkt data. Als je weet welke gegevens je invoert, krijg je beter inzicht in je datalandschap. En laten we eerlijk zijn: dit doen we grotendeels vanwege de AVG.

3. Waar wordt de data opgeslagen?

Sommige landen eisen dat gegevens lokaal worden opgeslagen. Het is dus belangrijk om te weten waar de tool data opslaat. De locatie bepaalt welke wetgeving van toepassing is. Wordt je data in de VS opgeslagen? Dan kunnen Amerikaanse autoriteiten toegang vragen.

4. Hoe gaat de tool met jouw gegevens om?

Niet alleen de fysieke locatie is belangrijk, maar ook hoe veilig de data is opgeslagen. De kernvraag: Is jouw data versleuteld? Kunnen derden het lezen? Kijk ook of de gegevens worden verkocht je hebt hard gewerkt voor je klanten en hun data, je wilt niet dat anderen daar geld aan verdienen.

5. Wat kost het?

Kosten zijn altijd een belangrijke factor. Maar tegelijkertijd: je moet soms investeren om waarde terug te krijgen. Uiteindelijk bepaal jij of een tool de investering waard is.

Waar komt ToolHive in beeld?

Met ToolHive maak je dit proces makkelijker dankzij het ingebouwde tool-goedkeuringssysteem. Volg deze stappen:

Stap 1: Ga naar de instellingen van je organisatie

Schakel de instelling "Goedkeuring van tools vereist" in.

Stap 2: Kies wie tools mag goedkeuren

Iedereen kan tools goedkeuren, maar je bepaalt zelf wie verplicht moet goedkeuren voordat een tool gebruikt mag worden.

Stap 3: Maak een nieuwe tool aan

De tool wordt aangemaakt met de status "CONCEPT". Vul alle relevante informatie in.

Stap 4: Verander de status naar "AANGEVRAAGD"

Hiermee geef je aan dat de tool klaar is voor beoordeling door de aangewezen goedkeurders.

Stap 5: Wacht op goedkeuring

Iedereen ziet op de toolpagina een balk met knoppen om de tool goed te keuren of af te wijzen. Lees alle info op de pagina, en kies vervolgens wat je wil doen.

Stap 6: Als alle vereiste goedkeurders de tool goedkeuren

Dan verandert de status automatisch naar "ACTIEF". Je krijgt hiervan een melding.

Stap 7: Als alle vereiste goedkeurders de tool afwijzen

Dan verandert de status automatisch naar "AFGEWEZEN". Je krijgt ook hier een melding van.

Stap 8: Gebruik of verbeter de tool

Afhankelijk van de status kun je nu de tool gebruiken of evalueren waarom deze is afgewezen, en kijken hoe je dat kunt oplossen.

En daar heb je het een simpele manier om een goedkeuringsflow op te zetten voor tools in jouw organisatie. Zo voorkom je dat je meer tools gebruikt dan nodig is, bespaar je geld en verminder je risico op AVG-overtredingen.