Dataretentiebeleid en de AVG: waarom het belangrijk is (en hoe je eraan voldoet)

Als het om de AVG gaat, wordt het dataretentiebeleid vaak over het hoofd gezien. Maar het is essentieel om compliant te blijven én om je data georganiseerd te houden. Vraag je je af hoe je een AVG-conform dataretentiebeleid opstelt? Dan ben je hier aan het juiste adres!

In deze post nemen we je stap voor stap mee in het opstellen van een beleid dat voldoet aan de eisen van de AVG. We bespreken ook veelvoorkomende uitdagingen én hoe ToolHive je kan helpen bij het efficiënt beheren van de levenscyclus van data.

Waarom is een dataretentiebeleid belangrijk?

Volgens de AVG mogen bedrijven persoonsgegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Je mag dus geen data bewaren “voor het geval dat”. Je hebt een duidelijk plan nodig voor wanneer en hoe je gegevens verwijdert. Als je je hier niet aan houdt, riskeer je forse boetes én reputatieschade.

Een goed beleid helpt niet alleen bij compliance, maar voorkomt ook onnodige opslagkosten, verbetert de datasecurity en zorgt ervoor dat je organisatie alleen relevante, actuele informatie bewaart.

Stappenplan voor een AVG-conform dataretentiebeleid

1. Breng je data in kaart

De eerste stap is het identificeren van alle persoonsgegevens die je organisatie verzamelt, verwerkt en opslaat. Denk aan klantgegevens, personeelsdossiers en analysetools. Weten wat je hebt, is cruciaal voor het bepalen hoe lang je het moet bewaren.

ToolHive tip: Gebruik ToolHive om de tools die persoonsgegevens verzamelen en opslaan te categoriseren en bij te houden. Zo krijg je makkelijk overzicht over je retentiebehoeften.

2. Bepaal de juridische grondslag voor het bewaren

Als je weet welke data je hebt, is de volgende stap het bepalen van de wettelijke grondslag om deze te bewaren. Volgens de AVG heb je een geldige reden nodig, zoals het nakomen van een contract, voldoen aan een wettelijke verplichting, of het beschermen van vitale belangen.

Elke dataset moet een duidelijk doel hebben dat doel bepaalt hoe lang je het mag bewaren.

3. Stel bewaartermijnen vast

Bepaal voor elk type data een retentieperiode op basis van het doel en de wetgeving die voor jouw sector geldt. Sommige gegevens mogen na een paar maanden al verwijderd worden, terwijl andere (zoals financiële data) mogelijk jaren bewaard moeten blijven vanwege fiscale regels.

Onthoud: je mag persoonsgegevens niet oneindig bewaren. Als het niet meer nodig is, moet je het verwijderen.

4. Implementeer verwijderingsschema’s

Heb je eenmaal retentieperiodes vastgesteld? Dan is het tijd om verwijderingsschema’s in te richten automatisch of handmatig. Denk aan periodieke datacontroles, meldingen bij het verstrijken van een bewaartermijn of het automatiseren van het verwijderproces.

5. Documenteer je beleid

Een AVG-conform retentiebeleid moet goed gedocumenteerd zijn. Beschrijf welke data je verzamelt, hoe lang je het bewaart en op basis van welke grondslag. Voeg ook informatie toe over je verwijderingsschema’s en de tools die je gebruikt om dit te beheren.

Deze documentatie helpt enorm bij audits en inspecties.

Veelvoorkomende uitdaging: het opzetten van goede documentatie voor elke tool.

ToolHive tip: Je kunt deze documentatie direct aanmaken in ToolHive per tool!

Hoe ToolHive helpt bij dataretentie

Met ToolHive wordt het beheren van je dataretentiebeleid een stuk eenvoudiger. Dit is hoe we je kunnen helpen:

• Categoriseer je tools en data
  Krijg inzicht in welke tools persoonsgegevens verzamelen en hoe ze worden opgeslagen.

• Volg je compliance
  Houd per tool bij wat het retentiebeleid is en of je voldoet aan de AVG.

Tot slot: een slim retentiebeleid is essentieel voor AVG-compliance

Een dataretentiebeleid dat voldoet aan de AVG is geen formaliteit het is een cruciaal onderdeel van gegevensbescherming én wettelijke naleving. Door dit stappenplan te volgen en gebruik te maken van tools zoals ToolHive, zorg je ervoor dat je organisatie compliant is en vermijd je onnodige risico’s.