Wat zijn gegevensverwerkingen?

In ToolHive, wanneer we praten over waar je een tool gebruikt, bedoelen we niet de fysieke locatie van de tool. We verwijzen in plaats daarvan naar iets dat we een gegevensproces noemen. In dit artikel leggen we uit wat een gegevensproces is en hoe je het gebruikt.

Wat is een proces?

Een proces is een reeks stappen die je moet doorlopen om een taak uit te voeren. Stel je voor dat je een kop thee wilt maken. Je moet water koken, een theezakje in een kopje doen, het hete water erbij gieten en eventueel suiker of melk toevoegen. Dat zijn de stappen die je neemt om thee te zetten. Dat is een proces.

Het heeft een duidelijk begin- en eindpunt en bestaat uit vaste stappen die je volgt.

Je bedrijf bestaat uit allerlei processen. Denk aan het verkoopproces, een sollicitatieproces, of het proces om je medewerkers uit te betalen.

Het is aan jou om te bepalen hoe groot of gedetailleerd je je processen maakt. Als je bijvoorbeeld auto’s verkoopt, kun je een proces hebben voor het verkopen van een auto, en een ander proces voor het inkopen van auto's bij klanten. Maar je kunt er ook voor kiezen om dit samen te voegen tot één groot proces.

Wat is een gegevensproces?

Een gegevensproces is eigenlijk gewoon een proces waarbij gegevens (data) betrokken zijn.

Je kunt gegevensprocessen net zo groot of klein maken als je zelf wilt. Je kunt een gegevensproces aanmaken voor een volledige verkoop, maar ook voor slechts één onderdeel daarvan – zoals het toevoegen van een nieuwe klant aan je database.

Als je net begint met processen, raden we aan om met grotere processen te starten. Je kunt ze later altijd opsplitsen als je meer inzicht krijgt.

Waarom moet ik dit weten?

Laten we eerlijk zijn: 70% hiervan is gewoon omdat de AVG (GDPR) het van je vereist.

Maar er zijn ook andere redenen waarom dit nuttig is voor je bedrijf. In deze tijd is data goud waard. Hoe meer data je hebt, hoe meer inzicht je krijgt in je bedrijf.

Er zijn allerlei tools beschikbaar om je hierbij te helpen, maar die vereisen wél dat je weet welke data je hebt en waar die staat opgeslagen. Door dat in kaart te brengen, krijg je meer controle.

Bovendien helpt het je om je gegevens beter te beveiligen. Als je weet waar je data is, weet je ook wie erbij kan. Zo kun je datalekken voorkomen. Veel datalekken gebeuren simpelweg omdat bedrijven geen goed overzicht hebben van hun data.

Hoe werkt dit in ToolHive?

Omdat het soms lastig is om je processen te bedenken, hebben wij een lijst gemaakt met de meest voorkomende processen. Tijdens het instellen van je organisatie in ToolHive hebben we je een paar vragen gesteld om je op weg te helpen.

Je kunt deze processen altijd later aanpassen, maar zo hoef je tenminste niet bij nul te beginnen.

Wat nu?

Nu je weet wat een gegevensproces is, kun je beginnen met het toevoegen van je eigen processen in ToolHive. Ga hiervoor naar de organisatie-instellingen.