Hoe ToolHive Privacy Officers helpt bij het opstellen van een perfecte RoPA

Een RoPA maken hoeft geen gokwerk te zijn

Elke Privacy Officer kent het wel: Volgens artikel 30 van de AVG moet je een verwerkingsregister (RoPA) bijhouden. Maar precies achterhalen wat er verwerkt wordt, en door wie, is vaak een uitdaging.

ToolHive maakt dat een stuk makkelijker.

In plaats van losse interviews, spreadsheets en eindeloze follow-ups krijg je met ToolHive één centrale plek waar je alles kunt structureren, bijhouden en documenteren.

📋 Wat staat er in een RoPA?

In een goed verwerkingsregister moet je opnemen:

• Welke gegevens je verwerkt
• Waarom je die verwerkt (het doel)
• De rechtsgrond voor verwerking
• Wie er toegang heeft (intern én extern)
• Bewaartermijnen
• Beveiligingsmaatregelen
• Of gegevens de EU verlaten
• Welke tools of verwerkers betrokken zijn

In theorie simpel. In de praktijk? Vaak een jungle.

🔍 De aanpak van ToolHive

ToolHive geeft Privacy Officers structuur bij het opstellen van hun RoPA.

Zo werkt het:

🧱 Elke tool is een bouwsteen

Elke dienst of applicatie wordt gezien als een ‘Tool’. Je voegt daar gegevenscategorieën, verwerkingsdoelen, rechtsgronden, bewaartermijnen en gekoppelde leveranciers aan toe via een overzichtelijke interface.

🔗 Alles is verbonden

ToolHive koppelt tools aan leveranciers, subprocessors, personen en datatypes. Daardoor kun je snel antwoord geven op vragen als: “Welke systemen verwerken HR-gegevens?” of “Welke leverancier doet onze analytics?”

🔒 Beveiliging en privacy op één plek

Je houdt bij welke tools 2FA, encryptie, audit logs of rechten van betrokkenen ondersteunen. Geen giswerk meer.

📝 Taken en goedkeuringen zijn ingebouwd

Moet je iets laten bevestigen door een systeembeheerder of jurist? Stuur een taak. Wijziging in verwerking? Laat het goedkeuren, allemaal binnen ToolHive.

🧠 Waarom Privacy Officers fan zijn

Omdat ToolHive je helpt om:

• Een levende RoPA bij te houden die meegroeit met je organisatie
• Risico’s en hiaten snel te signaleren
• Snel te reageren op inzageverzoeken of audits
• Samen te werken in plaats van achter mensen aan te zitten
• Alles netjes te documenteren — zonder in Word-bestanden te verdrinken

Het is niet alleen compliant. Het is overzicht.

🛠️ Gebouwd met privacy in gedachten

ToolHive is ontworpen volgens de AVG-principes:

• Dataminimalisatie
• Verantwoordingsplicht
• Transparantie
• Doelbeperking

Je volgt dus niet alleen de regels, je volgt ook de logica erachter.

✅ Een RoPA die echt werkt

Een RoPA is geen eenmalige verplichting. Het is de basis van je hele privacybeleid.

ToolHive helpt je om het register te gebruiken zoals het bedoeld is: Als een levend document dat écht ondersteunt.

Wil je een RoPA opzetten die wérkt? Probeer ToolHive en ontdek hoe eenvoudig gestructureerd privacybeheer kan zijn.