5 signalen dat je je softwarestack moet auditen

Laten we eerlijk zijn: het beheren van je softwarestack kan soms aanvoelen als het bijhouden van je Netflix-wachtrij. Je voegt dingen toe, vergeet ze, en op een dag realiseer je je dat je een heleboel spullen hebt die je niet eens gebruikt. Ondertussen kost het je allemaal geld.

Dus, hoe weet je wanneer het tijd is om een software-audit te doen en de boel op te schonen? Hier zijn vijf duidelijke signalen dat het tijd is om beter te kijken naar wat je gebruikt, waarom je het gebruikt, en of het je geld wel waard is.

1. Je weet niet zeker voor welke tools je eigenlijk betaalt

Het begint onschuldig genoeg—je abonneert je op een projectmanagementtool hier, een communicatieplatform daar. Voor je het weet, heb je een hele stapel abonnementen. Het probleem? Je herinnert je de helft niet eens meer.

Als je betaalt voor tools, maar niet direct kunt benoemen welke dat zijn en wie ze gebruikt, is het tijd voor een audit. Je zou zomaar geld kunnen verliezen aan software die niemand meer gebruikt. En laten we eerlijk zijn: niemand wil betalen voor tools die alleen maar digitale stof verzamelen.

Pro tip: ToolHive geeft je een duidelijk, gecentraliseerd overzicht van alle tools die je bedrijf gebruikt (en hoeveel ze kosten). Geen eindeloze zoektochten meer door e-mails op zoek naar abonnementen.

2. Je team gebruikt meerdere tools voor dezelfde taak

Heb je ooit ontdekt dat je marketingteam één tool gebruikt voor projectmanagement, je salesteam een andere, en IT... tja, die hebben hun eigen geheime softwarestash? Als iedereen verschillende tools gebruikt voor dezelfde taken, wordt het al snel een rommeltje.

Overbodige tools kosten niet alleen extra geld, maar veroorzaken ook verwarring, zorgen voor inefficiënties en maken samenwerken moeilijker dan nodig. Waarom niet consolideren en één solide tool kiezen die voor iedereen werkt?

Pro tip: Kijk tijdens je audit of er functionele overlap is. Kies de tool die het beste werkt voor de meeste teams en zeg de rest op.

3. Je facturen rijzen de pan uit

Als je maandelijkse of jaarlijkse SaaS-facturen steeds hoger worden, is het misschien tijd om op de rem te trappen. Billing creep is echt. Een tool waarvoor je je ooit inschreef voor €10 per maand, kan nu zomaar €50 per maand kosten door vergeten upgrades, extra seats of premium functies waarvan je niet eens wist dat ze waren toegevoegd.

Neem die facturen eens goed onder de loep. Als je kosten ziet waarvan je denkt: "Wacht, waarvoor is dit?"—dan heb je een audit nodig. Tijd om te achterhalen wat de kosten opdrijft en of je die extra functies echt nodig hebt.

Pro tip: ToolHive houdt al je softwarekosten op één plek bij, zodat je onnodige kosten kunt opsporen voordat ze uit de hand lopen.

4. Sommige tools voegen niet meer zoveel waarde toe

Herinner je je die luxe CRM die je een paar jaar geleden hebt aangeschaft? Of die tijdregistratiesoftware die toen een goed idee leek? Tools die ooit essentieel leken, leveren misschien niet meer de waarde die ze vroeger hadden.

Misschien zijn de processen in je team veranderd, of ben je simpelweg uit bepaalde tools gegroeid. Hoe dan ook, betalen voor software die zijn doel niet meer dient, is gewoon geld verbranden. Een audit helpt je bepalen welke tools kunnen verdwijnen.

Pro tip: Vraag je team om feedback tijdens je audit. Gebruiken ze de tools nog? Vinden ze ze nog nuttig? Zo niet, dan is het misschien tijd om op te zeggen.

5. Er duiken steeds nieuwe tools op, en jij wist van niks

Als jij als laatste hoort dat je team een nieuwe tool gebruikt, heb je te maken met shadow IT. Shadow IT ontstaat wanneer medewerkers hun eigen tools gaan gebruiken (vaak zonder goedkeuring), wat kan leiden tot beveiligingsrisico’s, inefficiënties en overlappende software.

Niet alleen is dit riskant voor je bedrijf (hallo, ongeautoriseerde tools met twijfelachtige beveiliging!), maar het betekent ook dat je waarschijnlijk betaalt voor goedgekeurde tools die niemand gebruikt. Een audit helpt je om deze schaduwsoftware te ontdekken en alles weer onder controle te krijgen.

Pro tip: ToolHive helpt je bij te houden wie welke tools gebruikt, zodat shadow IT geen groter probleem wordt.

Tot slot: tijd om die softwarestack te auditen Als een van deze signalen iets te herkenbaar klinkt, geen paniek—je bent niet de enige. De meeste bedrijven eindigen op een gegeven moment met een opgeblazen softwarestack. Het goede nieuws? Een software-audit helpt je te bepalen wat werkt, wat niet, en waar je flink wat geld kunt besparen.

En vergeet niet, ToolHive helpt je om de chaos te beheren. Van het bijhouden van toolgebruik tot het monitoren van facturen, het is als een persoonlijke assistent voor al je softwarebeheer.