Terug naar blog
Afbeelding van een bedrijfspresentatie met één presentator en andere mensen rond een tafel

Waarom hebben we ToolHive gemaakt?

General

ToolHive is een tool voor toolbeheer – ontworpen om jouw organisatie te helpen bij het beheren van de software die je dagelijks gebruikt. Het brengt alle afdelingen van je bedrijf samen. Maar hoe zijn we hier gekomen?

Excel-sheets

Onze reis begon, zoals zoveel digitale verhalen, met Excel. We gebruikten Excel om een overzicht te krijgen van onze tools. De focus lag vooral op beveiliging, met vragen zoals:

  • Wie is verantwoordelijk?
  • Wie heeft toegang?
  • Is multifactorauthenticatie nodig?
  • Worden de gegevens veilig opgeslagen?

Het was een eenvoudige spreadsheet – met veel ontbrekende informatie.

AVG

We hadden al een privacyverklaring en een cookiebeleid. Maar de AVG vroeg om meer. Meer documenten, meer inzicht.

Zoals veel kleinere bedrijven hadden we geen verwerkingsregister. Onze financiële afdeling wist soms niet welke tools al waren opgezegd en bleef er dus gewoon voor betalen. We hadden geen overzicht.

ToolHive

Dus besloten we dat het beter kon. We wilden een centrale manier om tools binnen een bedrijf goed te beheren. We keken naar bestaande spelers zoals Openli en OneTrust. Die boden deels wat we zochten. Maar met prijskaartjes die voor kleinere bedrijven niet haalbaar waren.

En zo werd ToolHive geboren. Een tool voor kleine bedrijven. Een platform dat facturatie, juridische zaken en security bij elkaar brengt. Een hulpmiddel voor AVG, ISO-certificering en dagelijkse processen.

AVG (opnieuw)

We begonnen met het moeilijkste: de AVG. We verdiepten ons in wat je moet weten en welke vragen je moet stellen bij het gebruik van een tool. Zo kwamen we tot een aantal kernvragen:

  • Waarom heb je deze informatie nodig?
  • Hoe lang wordt het opgeslagen?
  • Waarom wordt het zo lang bewaard?
  • Hoe informeer je je klanten dat dit in orde is?

Deze vragen helpen je bij het opstellen van een verwerkingsregister en maken je AVG-compliant.

Facturatie

Daarna richtten we ons op facturatie. We voegden basisinformatie toe voor de financiële afdeling, zoals kosten en factureringscycli. Samen met de status van de tool kan dit helpen bepalen of een tool nog gebruikt wordt – of dat je er onnodig voor betaalt.

Beveiliging

Als laatste was de focus beveiliging. Hoe kun je de beveiliging van gegevens verbeteren met ToolHive? We gingen terug naar onze Excel-sheet en gebruikten die als basis. Met aandacht voor vragen zoals:

  • Wie heeft toegang?
  • Wie maakt er gebruik van?
  • Worden gegevens versleuteld?

Alles gecombineerd

Dit alles hebben we samengebracht in ToolHive. Zodat iedereen makkelijker inzicht krijgt in de tools die worden gebruikt – én om eenvoudiger te voldoen aan de AVG.

We willen ToolHive toegankelijk maken voor iedereen. Daarom is er een Gratis plan, dat altijd gratis blijft. En een Small Business Plan voor slechts €29,95 per maand. Zo kan elk bedrijf starten met ToolHive.

We hebben nog veel plannen voor de komende weken, maanden en jaren. We zijn nog maar net begonnen.

Doe je mee?