Welke eisen kun je stellen aan je leveranciers?

Goede tools beginnen bij goede partners

De tools die je gebruikt bepalen hoe jouw organisatie omgaat met privacy, beveiliging en continuïteit.

Regelgeving zoals NIS2, de AVG en ISO27001 kijken niet alleen naar wat er binnen je eigen organisatie gebeurt. Ze kijken ook naar de partijen waarmee je samenwerkt.

Met andere woorden: als jouw leverancier fouten maakt, kan de schade alsnog bij jou terechtkomen.

Hoe stel je dan de juiste eisen aan het begin van een samenwerking?

🧾 Waarom eisen stellen aan leveranciers belangrijk is

Samenwerken met een leverancier is geen simpele transactie, het is een relatie. Een slecht gekozen tool kan leiden tot:

• Datalekken
• Problemen met naleving van wetgeving
• Verlies van tijd en productiviteit
• Schade aan je reputatie

Een goede leverancier daarentegen maakt je werk makkelijker. Je krijgt betere ondersteuning, duidelijke afspraken en een partner die zorgvuldig omgaat met jouw gebruikers.

🧠 Wat verwachten NIS2, AVG en ISO27001 van jou?

Moderne wetten en normen verwachten dat je:

• De risico’s van leveranciers beoordeelt
• Duidelijke contracten afsluit waarin verantwoordelijkheden zijn vastgelegd
• Documenteert welke leveranciers persoonsgegevens of gevoelige gegevens verwerken
• Leveranciers actief monitort, zeker als ze kritisch of risicovol zijn

Je hebt geen perfecte leveranciers nodig, maar je moet wel weten wat ze doen.

✅ Praktische eisen die je kunt stellen

Hier zijn enkele concrete zaken die je aan leveranciers kunt vragen:

🔐 Beveiliging

• Volgen ze een erkende norm zoals ISO27001, SOC 2 of CIS Controls?
• Zijn ze open over beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, toegangsbeheer en updates?
• Hebben ze een responsible disclosure- of bug bounty-programma?

🧾 Juridisch en compliance

• Zijn ze AVG-compliant?
• Willen ze een verwerkersovereenkomst (DPA) ondertekenen?
• Maken ze gebruik van subverwerkers en kun je zien wie dat zijn?

👁️ Transparantie

• Publiceren ze duidelijke algemene voorwaarden en een privacyverklaring?
• Zijn ze open over wat ze met gegevens doen, hoe lang ze deze bewaren en met wie ze ze delen?
• Zullen ze je informeren bij incidenten of belangrijke wijzigingen?

🧰 Ondersteuning en continuïteit

• Is er goede ondersteuning als er iets misgaat?
• Hebben ze een back-up- of herstelplan?
• Wat gebeurt er met jouw data als je stopt met de samenwerking?

🧠 Cultuur en houding

• Nemen ze jouw vragen over privacy serieus?
• Zijn ze proactief in hun communicatie over risico’s en naleving?
• Behandelen ze de data van jouw gebruikers met zorg, of zien ze het als handelswaar?

Dit zijn geen extraatjes. Dit is de nieuwe standaard.

🚩 Rode vlaggen om op te letten

• Onduidelijke of ontbrekende documentatie
• Geen informatie over privacy of beveiliging op hun website
• Geen contactpersoon voor compliance of juridische vragen
• Onbegrijpelijke contracten of geen ruimte voor overleg
• Uitspraken zoals: “Wij tekenen geen DPA” of “Daar hoef je je geen zorgen over te maken”

Als ze nu al ontwijkend reageren, wat gebeurt er dan bij een incident?

🛠️ Hoe ToolHive helpt

ToolHive brengt structuur aan in je leveranciersbeheer:

• Inzicht in welke tools welke gegevens verwerken
• Bijhouden of je een DPA of beveiligingsdocumenten hebt ontvangen
• Goedkeuringsflows documenteren en structureren
• Alle leveranciers overzichtelijk op één plek, inclusief context

Zo hoef je geen vijftien spreadsheets meer bij te houden.

🤝 Sterke leveranciersrelaties beginnen bij duidelijke verwachtingen

Vragen stellen betekent niet dat je lastig bent. Het betekent dat je je werk serieus neemt.

En goede leveranciers? Die vinden het alleen maar prettig als je duidelijke eisen stelt.

Wil je grip krijgen op je leveranciers en makkelijker voldoen aan je compliance-verplichtingen? Probeer ToolHive en ontdek hoe eenvoudig leveranciersbeheer kan zijn.